Pour convaincre une secrétaire de vous passer votre interlocuteur, voici quelques conseils :
Soyez poli et courtois : La politesse est essentielle dans toute interaction professionnelle. Assurez-vous de saluer le secrétaire avec amabilité et d’utiliser des mots tels que « s’il vous plaît » et « merci » tout au long de la conversation.
Identifiez-vous clairement : Présentez-vous en donnant votre nom et l’objet de votre appel dès le début de la conversation. Cela permet au secrétaire de comprendre rapidement qui vous êtes et pourquoi vous souhaitez parler à l’interlocuteur en question.
Expliquez l’importance de votre demande : Soyez clair et concis dans l’explication de votre demande. Expliquez pourquoi il est crucial pour vous de parler à cette personne spécifique. Mettez en évidence les raisons pour lesquelles votre demande est pertinente et nécessite l’attention de l’interlocuteur.
Soyez convaincant : Utilisez un langage clair et persuasif pour expliquer pourquoi vous avez besoin de parler à l’interlocuteur. Mettez en avant les avantages ou les résultats positifs que cela pourrait apporter à l’entreprise ou à la personne concernée. Soyez précis et spécifique dans vos arguments.
Montrez de l’enthousiasme : Exprimez votre enthousiasme et votre intérêt pour la conversation avec l’interlocuteur. Faites comprendre au secrétaire que votre demande est importante et que vous êtes motivé à établir cette communication.
Soyez patient et respectueux : Gardez à l’esprit que le secrétaire peut être occupé à gérer plusieurs tâches et appels. Faites preuve de patience et évitez de paraître impatient ou exigeant. Respectez les décisions du secrétaire et acceptez si elle ne peut pas immédiatement vous passer l’interlocuteur.
Demandez des alternatives : Si la secrétaire ne peut pas vous passer directement votre interlocuteur, demandez-lui s’il existe d’autres moyens de le contacter ou s’il y a un moment plus opportun pour rappeler. Soyez ouvert à d’autres options et solutions proposées.
Remerciez le secrétaire : Quelle que soit l’issue de votre demande, n’oubliez pas de remercier le secrétaire pour son assistance et son temps. Cela montre votre appréciation et votre respect pour son rôle.
Il est important de garder à l’esprit que le secrétaire est là pour gérer les communications et faciliter le bon fonctionnement de l’entreprise. En étant poli, respectueux et convaincant, vous augmentez vos chances de réussir à obtenir une communication avec votre interlocuteur souhaité.
